Todos os bens de natureza permanente adquiridos por um ente estatal devem ser cadastrados em sistema próprio de gerenciamento visando ao controle e à gestão dos bens patrimoniais.

São possibilidades de saída de bens patrimoniais: compra; cessão ou doação; permuta; comodato, transferência; leasing; produção interna (fabricação própria ou apropriação); locação e avaliação.

O ingresso de semoventes dar-se-á nas instituições pelo preenchimento de Termo de Nascimento, pela documentação de compra ou por outro processo de aquisição.

O tombamento consiste na formalização da inclusão física de um bem patrimonial no acervo do órgão, com a atribuição de um único número por registro patrimonial, ou agrupando-se uma sequência de registros patrimoniais quando for por lote, que é denominado “número de tombamento”.