A finalidade do arquivo é organizar e preservar o conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma repartição pública ou privada. O arquivo deve ter as seguintes qualidades:

I- Simplicidade e acesso fácil

II- Segurança

III- Uniformidade

A- mantendo o controle da movimentação dos documentos preservando-os em local adequado para servir de fonte de consulta.

B- os documentos devem ser organizados de maneira uniforme e homogênea para facilitar a sua localização.

C- possibilitando a rápida consulta de modo a tornar possível a cada pessoa identificá-lo.