Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.

As características essenciais dos arquivos relacionam-se, pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a existir, percebe-se assim que os documentos possuem caráter orgânico peculiar à organização que os criou, fato que os diferencia de outros tipos de documentos (bibliográficos, peças de museu etc.).

Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.

A função básica do arquivo é tornar indisponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.

O arquivo objetiva salvaguardar a documentação histórica relevante para a constituição da memória institucional.