Vencido o prazo de guarda da Fase Corrente, o documento em Fase Intermediária, cuja destinação seja a eliminação, a IES poderá substituir o respectivo documento físico do Acervo Acadêmico por documento devidamente digitalizado.

A IES deve manter permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta todo o Acervo Acadêmico sob sua guarda.

O Acervo Acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos atuantes para fins de regulação, avaliação e supervisão.

A manutenção e guarda de Acervo Acadêmico não condizentes com os prazos de guarda, destinações finais e observações conforme definidas no art. 1o da referida Portaria poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal.