Na recepção de uma câmara municipal, o agente administrativo é frequentemente responsável por redigir ofícios, memorandos e encaminhamentos institucionais. Certo dia, a recepção recebe uma solicitação de outro órgão público para informações sobre um projeto de lei em tramitação. Cabe ao agente redigir uma resposta oficial. Considerando as normas da redação oficial e correspondências institucionais, qual das práticas a seguir é a mais adequada para garantir clareza, formalidade e eficiência no documento?