Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar à uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. Sendo assim:

I. deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto.

II. dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos.

III. para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo.

Dos itens acima mencionados: