Os documentos públicos são identificados como ativos, reservados e permanentes. Os ativos são aqueles que estão em tramitação. Os reservados são aqueles documentos que, tendo seu trâmite encerrado, são guardados indefinidamente devido a seu valor como prova jurídica. Os permanentes são os documentos que nascem sem valor administrativo, mas têm grande valor informativo e histórico, sendo guardados para fins de consulta pública e pesquisa.