A comunicação, segundo Ferreira (1993), é compreendida como a capacidade de trocar ou discutir ideias, bem como dialogar e conversar, com o objetivo de estabelecer um bom entendimento entre pessoas.

Os arquivos, segundo Heredia Herrera (1991), possuem um papel ativo na promoção social, sendo compreendido como uma forma de comunicação entre a instituição custodiadora e o público-alvo, configurando como uma comunicação voltada exclusivamente para a prova e testemunho.

A difusão, no âmbito dos arquivos, segundo Couture (2003), tem como principal foco a divulgação das atividades e ações realizadas pelos arquivos e instituições, seja facilitando o acesso ao público interno (produtores dos documentos), seja ao externo (historiadores, pesquisadores, interessados em geral).

Atualmente têm-se empregado várias ações que favorecem a difusão dos arquivos na sociedade, com o uso das Tecnologias da Informação e Comunicação, incluindo as redes sociais (Twitter, Facebook, Instagram, WhatsApp, dentre outras) e sites institucionais.

O desconhecimento das instituições arquivísticas tem sido bastante expressivo na atualidade e é importante a atuação dos arquivistas no desenvolvimento de ações de conscientização de usuários e potenciais pesquisadores para o uso dos arquivos no processo educacional e no exercício da cidadania.