A distância espacial na organização pode ser uma barreira a comunicação.

Subgrupos e subculturas diferentes na organização têm seu próprio sistema de valores e identidades. Os membros desses subgrupos estabelecem uma lealdade entre si. A consequência são decodificações diferentes das mensagens oriundas da administração, dependendo da importância das mesmas para as coisas que o subgrupo valoriza e batalha para conseguir

As pessoas estão estruturadas em diferentes sistemas de relacionamento nas organizações. Existe uma estrutura de trabalho em que as tarefas devem ser realizadas por determinadas pessoas. Existe também uma estrutura de autoridade quando alguns funcionários estão encarregados da supervisão de outros. Uma estrutura de status determina quais as pessoas detentoras de direitos e privilégios. Uma estrutura de prestígio possibilita que alguns indivíduos tenham tratamento diferenciado dos outros. A estrutura de amizade estimula a confiança interpessoal. Todos esses sistemas influenciam quem deve se comunicar com quem e de que maneira.

As organizações estão em um constante estado de fluxo. As relações (subgrupos, ou subculturas) e os locais geográficos mudam constantemente. Fica difícil comunicar as decisões a todas as pessoas afetadas por elas devido a esse permanente estado de mudança.

A comunicação deve ser clara, simples e precisa. O administrador (emissor) não é responsável por garantir que a mensagem seja compreendida, essa função é do supervisor.