Os documentos permanentes são guardados indefinidamente, porém, como não tem valor vital para a empresa, podem ser arquivados em forma de arquivo morto, desde que por empresa terceirizada. São exemplos: livros e registros contábeis, relatórios anuais e livros de registros de ações.

A diferença entre documentos permanentes e permanentes-vitais caracteriza a forma de arquivamento de cada um, seu espaço especificado e o mobiliário utilizado.

Os documentos permanentes-vitais são os documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois agregam valor à empresa, seja ela pública ou privada. Exemplos são: contratos, escrituras, procurações.

Os documentos temporários podem ter sua vigência de um a cinco anos. Para controle desta temporalidade, é sugerida a confecção de um quadro ou tabela com os critérios sugeridos pela ABNT.