É necessário constituir formalmente uma Comissão de Avaliação de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável.

Deve-se fazer a identificação dos valores dos documentos e a definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.

É preciso elaborar textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação.

É preciso fazer um levantamento da produção documental, entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades.