Além de ser usado somente para assuntos profissionais, o e-mail individual deve, preferencialmente, ser destinado a assuntos de interesse exclusivo da pessoa a quem é designado e que não seja necessário dar conhecimento aos demais integrantes da unidade.

Há dois tipos de caixa postal de correio eletrônico na PBH: a caixa institucional da unidade administrativa e a caixa institucional individual.

O domínio @pbh.gov.br só deve ser usado para interesse da Administração Pública e deve ser restrito a assuntos de trabalho.

Os assuntos da unidade devem ser tratados por meio do e-mail individual, o que facilita a organização e o histórico de seu conteúdo informacional, bem como o acesso às informações, quando da mudança de seu titular responsável.