A organização de arquivos, como de qualquer outro setor numa instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Uma dessas etapas é a que trata de verificar se a estrutura, as atividades e a documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional, constatando pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. Essa fase intitula-se