o texto deve primar pela impessoalidade no que se refere ao tratamento do próprio assunto, deve ser claro para não permitir múltiplas interpretações e deve ser conciso de forma a transmitir o máximo de informações em poucas palavras.

as aspas simples devem ser usadas para citação dentro de uma citação e as aspas duplas para delimitar citação direta de até três linhas, para destacar neologismos, para indicar um sentido não habitual e para sinalizar valor irônico ou afetivo de um termo

à forma Vossa Magnificência, empregada em comunicações oficiais dirigidas a reitores, corresponde o vocativo Excelentíssimo Reitor.

na numeração de artigos em leis, decretos, portarias e outros textos oficiais, deve-se usar o numeral ordinal do artigo primeiro até o artigo nono e do artigo dez (inclusive), em diante, usa-se o numeral cardinal, precedido da forma abreviada de Artigo: “Art.”.