Documento é qualquer unidade de pensamento que pode ter o seu conteúdo semântico expresso por combinação e pode variar de uma língua ou de uma cultura para outra.

Termo preferido é a representação de um conceito sob a forma de termo derivado da linguagem natural, de preferência um nome ou uma locução adverbial ou um símbolo de classificação.

A qualidade da indexação independe da hospitalidade da linguagem de indexação utilizada que deve restringir a inserção de novos termos ou mudanças na terminologia para garantir efetivo controle de vocabulário.

Na seleção de conceitos para indexação, o principal critério deve ser o valor de um conceito para a expressão e recuperação do assunto do documento, e o indexador deve ter em mente as consultas que podem ser feitas ao sistema de informação.

Os documentos não impressos ou não convencionais, tais como multimeios, filmes, reália, devem ser indexados com os mesmos procedimentos utilizados para a indexação dos documentos impressos.