A tramitação é uma operação intelectual e física que permite ordenar os documentos por assunto visando sua recuperação. Toda documentação produzida, recebida ou acumulada é classificada no ato de produção, recebimento ou arquivamento.

Entende-se como registro de documento a sua entrega nas Unidades de Comunicação Administrativa e/ou demais setores administrativos. É obrigatório apontar matrícula, rubrica, data, horário e setor/órgão na via do documento. Recomenda-se para tanto, a utilização de carimbo específico.

Para o encaminhamento de documentos é utilizado o formulário recibo de distribuição de documentos ou cópia do documento. Caso haja sistema informatizado, este será utilizado para a tramitação de documento.

Recebimento é a atividade que consiste em inserir os elementos identificadores do processo no SICOP, para fins de acompanhamento, controle e consulta.

Classificação é o curso do documento desde a produção ou a recepção até o cumprimento de sua função administrativa e deve ser realizada sob estrito controle dos órgãos que compõem o SOCA.