Deve-se atentar ao uso de tais pronomes em três momentos distintos: no endereçamento, no vocativo e no corpo do texto.

No vocativo, dirige-se ao destinatário ao final do documento.

No corpo do texto da redação oficial, pode-se utilizar abreviações dos pronomes de tratamento.

Os pronomes de tratamento se referem à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala) e a concordância se dá na segunda pessoa.

Sendo uma invocação ao destinatário, o vocativo não deve ser seguido de vírgula nas comunicações oficiais.