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Um aspecto fundamental da redação oficial é a utilização dos padrões e modelos de documentos como atas, memorandos, ofícios, portarias e outros. Cada tipo de documento possui uma função e formato específicos, que devem ser rigorosamente seguidos para garantir a uniformidade e o cumprimento dos procedimentos legais e administrativos. Por exemplo, os ofícios são utilizados para comunicações externas e geralmente possuem um destinatário específico, enquanto os memorandos são usados para comunicações internas, tendo um estilo mais simples e direto.