Segundo o Manual de Organização de Eventos do Senado Federal, ao longo de todo o trabalho de organização, deve-se sistematizar, por escrito, as ações necessárias, os profissionais e as áreas responsáveis por conduzi-las e os prazos a serem respeitados, para a melhor execução do evento. O documento que permite às equipes acompanhar o desenvolvimento do trabalho, monitorar pendências, mapear dificuldades e adotar soluções é conhecido como