Em dezembro de 2012, o Chefe do Departamento Administrativo da Universidade Federal Brasileira reuniu sua equipe – todos os servidores – para juntos traçarem os objetivos departamentais para o ano seguinte, com estabelecimento das metas a serem alcançadas pelo departamento.

Por se tratar de uma universidade pública e visando maior controle, os setores que formam o Departamento Administrativo seguem o princípio de escalonamento hierárquico, chefia imediata única e com clara unidade de comando, sendo formado pelos Setores: Compras, Financeiro, Contábil, Planejamento e Almoxarifado, conforme disposto na figura:

Figura 1: Representação Gráfica do Departamento Administrativo

Terminado o planejamento, o Departamento iniciou suas atividades para consecução dos objetivos.

Assim, em janeiro de 2013, o Setor de Compras recebeu um documento do Setor de Almoxarifado para aquisição de materiais de expediente – materiais comuns de uso administrativo, como lápis, caneta, papel, borracha, calculadora etc. – de modo que foi aberto processo administrativo para licitação do solicitado.

Para início dos trâmites licitatórios, o processo foi encaminhado ao Setor Contábil para verificação de disponibilidade orçamentária.

Verificada a existência de crédito, o processo continuou os trâmites licitatórios, de modo que foi realizado com êxito, e devidamente homologado, com encaminhamento aos setores contábil e financeiro, para as ações administrativas necessárias junto ao(s) fornecedor(es).

O procedimento total da aquisição dos materiais de expediente transcorreu normalmente, como o planejado, exceto pelo atraso no depósito financeiro do valor devido realizado pela universidade a um fornecedor de papel, porém houve a devida compensação financeira por tal situação.

Assim, ao fazer a avaliação do processo, a equipe do Departamento Administrativo verificou que o planejamento aumentou a eficiência da universidade.