A gestão de documentos compreende a racionalização de procedimentos e normas técnicas, desde o controle da produção documental até sua destinação final, e a garantia à entidade e aos funcionários do acesso pleno às informações. Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades da entidade. A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações que se efetivarão se os documentos estiverem corretamente classificados e organizados.

Há vários métodos/sistemas de arquivamento de documentos, dentre os quais podem ser citados o Sistema Alfabético; Sistema Numérico; Sistema Alfabético-Numérico; Sistema Cronológico; Sistema Geográfico; Sistema Decimal; Sistema Ideológico. O método/sistema de classificação dos papeis e documentos por assuntos, temas, matéria ou objeto de que se trata recebe a denominação de: