É um objetivo convergente entre os arquivos, as bibliotecas e os centros de documentação o fornecimento de informações sobre dados existentes em que tipo for de continente.

As bibliotecas são resultantes de atividades culturais, enquanto os arquivos são oriundos de atividade funcional ou intelectual de instituições ou de pessoas, produzidos no decurso de suas funções, ao passo que os centros de documentação representam uma soma dessas duas instituições.

A entrada dos materiais nos arquivos se dá pela passagem artificial, dentro do esquema das três idades do documento: corrente, intermediário e final.

O tratamento que se dá na biblioteca e nos arquivos é diferente, sendo que na biblioteca é dado peça por peça e nos arquivos é dispensado não à unidade, mas à série, formando agrupamentos, dentro dos diferentes fundos.

Enquanto a biblioteconomia pode ser regida por normas, a arquivística fundamenta-se em princípios gerais.