Classificação é a ordenação intelectual e física de acervos, sem necessariamente considerar um plano de classificação.

A principal forma de se agrupar documentos organizacionalmente é a descentralização dos mesmos, na qual cada órgão, departamento ou divisão, que executa atividades bem distintas dos demais, mantém seus próprios arquivos.

A classificação baseada na função permite reunir as informações sobre o conjunto de documentos, mas esses documentos não estarão ordenados e codificados do mesmo modo.

É plenamente possível classificar e avaliar documentos de organizações sobre as quais pouco ou nada se sabe.