Segundo o art. 11, da Lei nº 8.159 de 08/01/91, “consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”.

Quanto à natureza, os documentos podem ser classificados como especiais (está diretamente relacionado ao suporte dos documentos) e especializados (está associado a documentos que são produzidos por profissionais de determinada área específica).

Espécie documental: “é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”. (Bellotto, 2004).

Gênero documental: “é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”. (Bellotto, 2004).

“O protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos”. (D.T.A., 2005.)