Para que o arquivo permanente cumpra, de forma plena, a função de atender ao público, isto é, de colocar à disposição dos usuários o conteúdo de seu acervo, é preciso proceder à descrição dos documentos, de que podem resultar diferentes instrumentos de pesquisa. Sobre os instrumentos de pesquisa, analisar os itens abaixo:

I. No guia, os documentos são transcritos na íntegra, de preferência acompanhados de estudos introdutórios e notas.

II. No inventário, a descrição exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por unidade a série, respeitada ou não a ordem do arranjo.