Um dos atrativos da comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, interessa definir uma forma rígida para sua estrutura.

O campo assunto do formulário de correio eletrônico deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato RichText. A mensagem que encaminha algum arquivo não precisa trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de desculpas.