A manutenção de registros cadastrais dá uma dimensão de como uma entidade deve estar adequadamente organizada para atingir seus objetivos. Uma entidade deve estar concentrada nas atividades principais que justificaram sua criação. Nas entidades de fiscalização e registro, duas atividades merecem destaque pela importância: protocolo e arquivo. Um arquivo bem organizado e administrado deve ser capaz de suprir as necessidades de informação da organização com rapidez e eficiência. É importante reconhecer as funções do arquivo, que deve servir de instrumento de controle à ação administrativa da entidade, guardar e conservar informações visando à sua utilização futura e facilitar o acesso às informações arquivadas. Os documentos não podem ser arquivados de forma aleatória, sem uma estrutura que facilite a sua localização quando for necessário. Deve haver a identificação de seu conteúdo e seu armazenamento deve obedecer a uma sistemática definida previamente.

Aponte a "categoria de documentos" que melhor expressa os documentos que apresentam encaminhamentos e resultados de deliberações para tomada de decisão, tais como atas, editais de convocação e resoluções.