Consideram-se correntes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Consideram-se documentos permanentes aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Consideram-se documentos intermediários aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

Aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social, ainda não está sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa.