De acordo com a Lei Federal nº 8.159, de 08/01/1991, "Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guardar permanente". Dessa conceituação podemos destacar três fases básicas da gestão de documentos, quais sejam: a produção, a utilização e a destinação. Analise as afirmativas e responda a qual fase cada uma se refere, respectivamente.

I. Refere-se à elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos; sugerir criação ou extinção de modelos e formulários; apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho institucional; opinar sobre a escolha de materiais e equipamentos; participar da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e afins. Em resumo, a gestão de documentos assumiu nas instituições papel tão relevante quanto a gestão de materiais e de recursos humanos, embora ainda não seja assim reconhecido.

II. Esta talvez seja a fase mais complexa da gestão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vista a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor e de informação para a instituição.

III. Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicos ou científicas das instituições.