Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Nesse sentido, a metodologia a ser adotada deve atender às necessidades da instituição a que serve, considerando-se cada estágio de evolução por que passam os arquivos. Tais estágios são definidos como as três idades dos arquivos.

Essas idades são