Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, não precisam ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.

As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente não deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.

Somente as empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente estarão obrigadas a adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.

Os meios de armazenamento dos documentos digitais não deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.