a identificação clara do propósito da reunião é o primeiro e mais importante passo da organização, uma vez que será o fio condutor do planejamento e da condução da reunião.

a construção da pauta deve considerar, dentre outros pontos, os tópicos específicos e tempo para cada um e devem ser organizados de forma lógica por importância, complexidade e conveniência.

a ausência de prioridade por importância ou urgência dos assuntos a serem discutidos não causa impacto significativo no cronograma definido quanto do envio da pauta da reunião.

a comunicação sobre a reunião deve ser enviada aos participantes com antecedência de dois dias para que estes possam confirmar presença e preparar, se necessário, a confecção de algum relatório.

a preparação da logística no que se refere ao local e aos recursos audiovisuais deve considerar a média dos participantes convocados de forma a otimizar o espaço a ser utilizado.