os fundos de arquivos não podem ser mutilados, dispersos, destruídos, alienados sem autorização ou sofrer adições indevidas.

os arquivos devem refletir funções, estrutura e atividades da entidade que os produz ou acumula, além de suas relações, tanto externas quanto internas.

o arquivo deve manter a ordem material (física) e intelectual (contextual) conforme o arranjo estruturado pela entidade que o produziu.

os documentos são únicos dentro do seu contexto de produção porque atendem à função realizada por determinado órgão.

os arquivos devem ser agrupados, de forma a não permitir que se misturem aos demais provenientes de instituição, administração, pessoa física ou jurídica.