Trata-se do principal documento que regulamenta o ato de eliminação de documentos públicos. Sua elaboração é obrigatória por parte de órgãos e entidades integrantes do Poder Público.

É o documento que garante a observação das regras de eliminação propugnadas pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e executadas pelos arquivos estaduais em todas as instâncias públicas.

Dentre as informações necessárias para sua elaboração deve conter: título, número e ano do edital, identificação da autoridade signatária do edital, nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados e prazo para efetivação da eliminação.

Deve ser assinado pelo Presidente da Comissão Permanente de Avaliação e ter, como anexo, cópia da Ata de Aprovação do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos).