A Lei Federal de Arquivos define arquivo sendo um conjunto de documentos de qualquer natureza ou suporte produzidos ou recebidos por instituição/pessoa física, no exercício de suas funções/atividades.

A organização e a custódia da documentação emitida e recebida pela instituição está entre as inúmeras atividades administrativas do setor de arquivo.

Para organizar um arquivo de forma satisfatória a pessoa responsável pelo arquivo precisa ter conhecimento para selecionar documentos e estabelecer o método de classificação adequado.