O termo “função” é usado nesta norma para incluir não somente funções, mas também qualquer uma das subdivisões de uma função, tais como subfunção, procedimento operacional, atividade, tarefa, transação ou outro termo de uso internacional, nacional ou local.

A guarda da informação sobre funções separada das descrições dos documentos e dos registros de autoridade significa maior repetição de informação e não permite a construção de sistemas flexíveis de descrição arquivística.

As descrições de funções e atividades podem ser usadas para documentar relações entre diferentes funções e entre essas funções e as entidades coletivas que as exerceram e os documentos que geraram.

As funções são apropriadas para servir como uma base para o arranjo, classificação e descrição de documentos.

As descrições de funções e atividades podem ser usadas para descrever funções como unidades em um sistema de descrição arquivístico.