Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua tramitação, uso, avaliação e arquivamento, não fazendo parte a produção tanto em fase corrente e intermediária, visando à guarda permanente.

É facultado ao Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Para a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público, não é necessária autorização.

Consideram-se arquivos, para os fins dessa lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, e também privados (encarregadas ou não da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades) em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.