A agenda tem como finalidade organizar, planejar e lembrar os compromissos assumidos. No entanto, é também um poderoso instrumento de registro de informações do executivo.

Atualmente, os softwares de agendas eletrônicas têm se mostrado muito presentes no dia a dia do Secretário Executivo visto que, nesse formato, além de as agendas serem compartilhadas (entre secretário e executivo), elas podem ser acessadas de qualquer lugar, permitindo o acesso a diversas informações e não somente aos compromissos.

A forma mais segura de organizar os compromissos é fazendo uso de uma agenda física. Não há risco da informação se perder e, além disso, recomenda-se que o secretário tenha quantas agendas forem necessárias, para que os compromissos dos executivos que ele atende não se misturem.

Caderno de anotações, follow-up e agenda são ferramentas que se complementam e permitem que o secretário mantenha o controle do seu trabalho.

Não é recomendado agendar compromissos na primeira hora da manhã e nem na última hora da tarde, assim como logo após o retorno de férias ou feriados.