A aquisição corresponde aos procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, de conteúdos, de modelos, de formatos e de trâmites.

A criação/produção corresponde à entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente, e refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e de recolhimento de acervo.

A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, e seus elementos devem ser adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às necessidades do usuário.

A classificação de documentos é feita a partir de critérios preestabelecidos, da definição dos prazos de guarda e da destinação da documentação arquivística de uma dada instituição.

A avaliação de documentos refere-se à manutenção da integridade física ou lógica desses, ao longo do tempo, e também às tecnologias que permitem seu processamento e sua recuperação.