Os documentos vigentes e frequentemente consultados compõem os documentos da 1ª Idade, que é a idade corrente, a idade administrativa.

A 2ª Idade é a intermediária, final da vigência, são documentos que aguardam prazos longos de prescrição e precaução, raramente consultados e aguardam a destinação final (eliminação ou guarda permanente).

A Teoria das Três Idades desenvolveu-se a partir da importância dos documentos.

Os documentos que perderam a vigência administrativa, porém, são providos de valor secundário ou histórico-cultural, compõem a 3ª Idade, que é a idade histórica.

Todo documento de arquivo passa por um ou mais períodos de análise, caracterizados pela frequência e pelo tipo de utilização que dele é feita.