A equipe do receptivo assume a responsabilidade pelo registro das autoridades que comparecem a um evento, escrevendo em uma ficha específica seu nome, seu cargo, sua instituição/empresa, ou até mesmo, na ausência do responsável, quem o está representando, para que o cerimonialista ou o Mestre de Cerimônias possa comunicar as presenças ao público. A ferramenta utilizada para fazer esse registro denomina-se