Documento é toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Os órgãos e entidades da administração pública atuam nos mais diversos domínios do conhecimento e as funções e atividades que desenvolvem os levam a produzir ou receber uma grande quantidade de informações, que, quando registradas em qualquer suporte, constituem documentos de arquivo.

Gênero documental compreendido como a reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais. Classificam-se por sua organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e sigilo.

Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos aquele que não possui restrição de acesso, ou seja, sua divulgação não prejudica o órgão ou entidade, nem seus servidores. Ou pode ser do tipo documento sigiloso aquele que, pela natureza do seu conteúdo, sofre restrição de acesso e deve ser de conhecimento limitado, necessitando de medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação - esses documentos e as informações que contêm recebem uma classificação de sigilo, chamada de classificação de segurança.

A espécie documental reúne tipos documentais por formato que podem ser definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto pela forma de registro dos fatos, os mais comuns nas estruturas do governo são: atos normativos, atos enunciativos, atos de assentamento, atos comprobatórios, atos de ajuste, atos de correspondências.

A divisão da espécie documental consiste no tipo de documento segundo suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica de registro, como exemplos pode-se citar: cartas, na espécie documental carta; decretos-lei, decretos legislativos, na espécie documental decreto.