A agilidade e imediatismo e o economicismo, que são característica da administração contemporânea, conduziram ao desenvolvimento de novas unidades a que se convencionou chamar arquivos intermediários, pré-archives ou record centers, as quais vieram contribuir para uma desagregação dos sistemas de arquivo, em nome das razões meramente pragmáticas.

A chamada teoria das três idades, encarada de uma forma simplista, passou a acarretar um risco, que foi o de se confundir um mero “estratagema” operativo com um princípio que consagra – e, para muitos, passou a justificar – a separação efetiva do que não é estruturalmente divisível.

Ao ser elevada ao estatuto de “teoria”, a invocação das várias idades arquivísticas pode induzir que se fala não apenas de fases etárias de uma mesma entidade, mas sim de entidades distintas, cuja distância temporal lhes confere conteúdos diversos e determina metodologias próprias.

O fato da importância da gestão documental ser realçada no âmbito da administração corrente constitui um fator decisivo para facilitar toda a cadeia de operações de organização, triagem e descrição dos documentos, seja qual for a idade.

A existência de serviços complementares e de depósitos múltiplos torna-se compreensível face à dificuldade em reunir num só espaço físico toda a documentação arquivada por uma mesma entidade produtora. A separação intelectual dos arquivos pode ser justificada por essa separação material.