O registro do empregado deverá ser efetuado a partir do momento em que o empregado começa a prestar serviço, não sendo permitido ao empregador manter empregados em seu quadro sem registro mesmo que seja por um dia.

O registro de empregados conterá obrigatoriamente as seguintes informações: nome do empregado, a data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade; número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS); data de admissão; cargo ou função; remuneração e forma de pagamento; local e horário de trabalho; concessão de férias; número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS) ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público (PASEP); acidente do trabalho e doença profissional, quando tiverem ocorrido.

Optando a empresa pela adoção de fichas de registro, o "Termo de Abertura", constante da ficha inicial, deverá permanecer somente com essa anotação e, portanto, não deverá haver o registro do empregado na primeira folha do livro ou das fichas.

Os livros ou fichas de registro devem ser autenticados pelas Delegacias Regionais do Trabalho, devendo o empregador ou seu preposto comparecer pessoalmente à Delegacia Regional do Trabalho (DRT) para tal procedimento.

A empresa que mantiver empregado não registrado nos termos da legislação em vigor, incorrerá na pena de multa calculada por empregado não registrado, acrescida de igual valor em cada reincidência.