Um relatório bem elaborado consiste em uma perfeita comunicação, possível com uma redação técnica e, como tal, que atenda a certos requisitos que garantam sua qualidade, o atendimento às expectativas de seus receptores e, consequentemente, o cumprimento de sua missão institucional. De acordo com os estudiosos de linguística (por exemplo, Othon Moacyr Garcia), uma redação técnica de qualidade deve atender aos princípios de: clareza, correção, coerência, objetividade e ênfase. Além disso, a linguagem do relatório deve ser cuidadosamente escolhida, deve ser comedida, portanto sem excessos de qualquer natureza. Essa característica descrita refere-se à: