Entre as atribuições do órgão gerenciador está: realizar a pesquisa de preço, com vistas a identificar os preços de referências.

Deve ser adotado, preferencialmente, quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contrações frequentes.

Órgão participante é a entidade da Administração Pública que participa dos procedimentos iniciais do sistema de registro de preços e integra a sua ata.

A licitação é o conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras.

Entre suas vantagens está a ausência de estoques, pois a produção é feita conforme a demanda, sendo entregue pelos fornecedores diretamente aos entes solicitantes.