Segundo Santos (2008), a teoria das três idades não possui nenhuma relação com a teoria do ciclo de vida documental, pois foram compreendidas pela comunidade científica como perspectivas contrárias e que expressam significados diferentes.

A fase corrente é reservada aos documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação que constituam objeto de consulta frequentes.

A fase intermediária é utilizada para denominar a idade na qual se encontram os documentos que, não sendo de uso corrente, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

Os arquivos em fase permanente são aqueles conjuntos documentais que possuem valor histórico, probatório e informativo, devendo ser definitivamente preservados.

O processo de eliminação de documentos produzidos por instituições públicas federais e as de caráter público será realizado mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.