A emissão da segunda via deverá ser disponibilizada a pronta entrega pelas secretarias escolares.

As instituições de ensino devem arquivar os documentos escolares por um período de, aproximadamente, trinta anos.

Sua autenticidade pode ser solicitada à Secretaria de Estado de Educação (SEE) através das Superintendências Regionais de Ensino.

Sua emissão e o seu armazenamento também poderão ser inteiramente no meio digital, cuja validade jurídica é presumida mediante a assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – Brasil), conforme os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais (PBAD).