A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações e, de outro, de sua finalidade.

Clareza, uniformidade, concisão, impessoalidade e linguagem formal são princípios que podem ser aplicados às comunicações oficiais como forma específica de linguagem administrativa, o chamado burocratês.

O uso do padrão culto da língua nos atos e comunicações oficiais não implica um padrão oficial de linguagem a ser seguido.