Na identificação do signatário, depois do nome do cargo, é possível utilizar os termos interino e substituto. Esses termos devem ser utilizados depois do nome do cargo, com hífen e em minúsculo.

Na identificação do signatário, o cargo ocupado por pessoa do sexo feminino deve ser flexionado no gênero feminino.

É empregado o uso do hífen para cargos formados pelo adjetivo “geral”, postos e gradações da diplomacia e postos da hierarquia militar. Nomes compostos com elemento de ligação preposicionado ficam sem hífen.

Nas comunicações oficiais, o vocativo será sempre seguido de vírgula.

Na hipótese de comunicação com particular, pode-se utilizar o vocativo Senhor ou Senhora e a forma utilizada pela instituição para referir-se ao interlocutor: beneficiário, usuário, contribuinte, eleitor etc.